Sinds een half jaar werkt Transvita met de software InvalPool. Het overstappen op een ander pakket heeft altijd impact bij een organisatie. Zirka Jansen heeft dit proces begeleidt binnen Transvita. We vroegen Zirka Jansen naar haar ervaringen over de afgelopen transitieperiode. In dit interview delen we haar bevindingen als tevreden klant en belichten we Transvita, waar Zirka met passie en toewijding bijdraagt aan het coördineren van de vervangingspool, het bewaken van Talentenpoolers en Bestuurspoolers en het faciliteren van diverse onderwijsvraagstukken. Een grote dank gaat uit naar Zirka en Transvita voor het vertrouwen in ons systeem en in onze organisatie.
Waarom hebben jullie voor onze software-oplossing gekozen?
Onze keuze voor jullie softwareoplossing was gebaseerd op specifieke uitdagingen die we ondervonden. We zochten uitgebreidere mogelijkheden en vonden precies dat in jullie systeem. De zeer gedetailleerde rapportages hebben ons in staat gesteld om niet alleen beter, maar ook gerichter te plannen. Het heeft onze planningsprocessen verbeterd.
Een van de grootste voordelen was de snelheid waarmee extra wensen werden opgepakt en geïntegreerd in het systeem. Het duurde niet lang voordat de door ons gewenste aanpassingen operationeel waren, wat enorm heeft bijgedragen aan de effectiviteit van onze workflow. Kortom, de software heeft niet alleen voldaan aan, maar heeft ook overtroffen in het aanpakken van onze behoeften en uitdagingen.
Welke voordelen of resultaten heb je ervaren sinds je onze software bent gaan gebruiken?
Sinds we zijn overgestapt naar jullie software, hebben we hele mooie voordelen en resultaten behaald. Het plannen verloopt nu veel sneller, dankzij de intuïtieve selectievelden en betere filters. Het systeem biedt een helder overzicht van waar de druk ligt en geeft inzicht in het aantal openstaande aanvragen. Dit heeft geleid tot betere en snellere matches, waardoor ons proces veel efficiënter is geworden.
De verbeterde zoekfuncties, zoals het filteren op type en ziekte/vervanging, hebben het vinden van relevante informatie vereenvoudigd. Het proces en de werkwijze zijn geoptimaliseerd, wat resulteert in een enorme tijdwinst voor ons team. Kortom, jullie software heeft niet alleen ons planningsproces getransformeerd, maar heeft ook gezorgd voor aantoonbare efficiëntieverbeteringen en procesoptimalisaties.
Hoe heeft jouw team gereageerd op de nieuwe software en welke feedback hebben ze gegeven?
De reactie van ons planningsteam op de nieuwe software was aanvankelijk gemengd, zoals vaak het geval is bij verandering. Sommigen vonden het moeilijk om de overstap te maken, vooral vanwege de complexiteit van de uitgebreide mogelijkheden. Hoewel de instructies eenvoudig en duidelijk waren, bleef het aanvankelijk een uitdaging. We hebben actief benadrukt dat het slechts een kwestie van wennen was en hebben blijvende ondersteuning geboden. Uiteindelijk beseften ze dat het “onbekende! maakt onbemind was”, en nu willen ze niet meer zonder.
Leraren en invalkrachten, die de software gebruiken, waarderen de vrijheid om hun gewenste werkplek in te geven en scholen te blokkeren. Het bestuur is enthousiast over de krachtige rapportages. Kortom, hoewel verandering moeilijk kan zijn, heeft de positieve feedback vanuit het team laten zien dat de nieuwe software essentieel is geworden in onze dagelijkse operaties.
Kun je een voorbeeld geven van een situatie of gebeurtenis waarin onze softwareoplossing aantoonbaar heeft bijgedragen aan het succes van jullie onderwijsinstelling?
Een concreet voorbeeld waarin jullie softwareoplossing heeft bijgedragen aan het succes van onze onderwijsinstelling is de mogelijkheid voor leraren en invalkrachten om zelf hun gewenste werkplek in te geven en scholen te blokkeren. Het gemak van het aan- en uitzetten van de agenda heeft de flexibiliteit vergroot.
Door de keuzemogelijkheden kunnen teamleden beter hun eigen prioriteiten aangeven, wat resulteert in betere matches en minder ruis tussen aanvraag en ingeplande leerkracht. Ook het zoeken naar belangrijke documenten, zoals de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), is vereenvoudigd, waardoor scholen meer controle hebben over essentiële informatie.
Hoewel activeren van de koppeling met Visma, Afas en HR2day nog moet plaatsvinden, verwachten we dat dit verdere voordelen zal opleveren. Deze integratie zal de informatiestroom nog beter maken en directeuren en invalkrachten nog meer ontlasten. Het is duidelijk dat jullie software een tastbare impact heeft op de efficiëntie en het succes van onze onderwijsinstelling.
Wat zijn enkele aspecten waarvan je denkt dat ze verbeterd kunnen worden?
Een klein verbeterpuntje dat ik zou aanvoeren, is het evaluatieproces. Hoewel we de mogelijkheid hebben om een cijfer te geven, zouden we graag een tekstblok willen toevoegen waarin we het cijfer kort kunnen toelichten. Op dit moment ontbreekt het waarom en een gedetailleerde toelichting op het cijfer, wat het evaluatieproces nog waardevoller zou maken. Ondanks dit puntje, wat vast nog wel wordt doorontwikkeld, zijn we over het algemeen zeer tevreden.
Zou je onze software aanbevelen aan andere onderwijsinstellingen die vergelijkbare uitdagingen hebben?
Absoluut, ik zou jullie software ten zeerste aanbevelen aan andere onderwijsinstellingen met vergelijkbare issues. We zijn er super blij mee omdat het niet alleen een hoeveelheid werk bespaart, maar ook omdat je er zoveel meer mee kunt doen.
Zirka Jansen | Coördinator Invalpool bij Transvita
Over Zirka Jansen
Het gezamenlijk zoeken naar de beste oplossingen is wat ze ambieert. Van coördineren, analyseren, ondersteunen, meedenken en organiseren krijgt ze energie. Ze werkt met heel veel plezier al meer dan 10 jaar bij Transvita en richt zich primair op de invalpool. Met drie collega’s werken ze hard om voor alle aanvragen een oplossing te bedenken en hiermee de schoolleiders te ontzorgen. Ze vinden het belangrijk om bij te dragen aan een soepele gang van zaken binnen Transvita en zijn gedreven om beleidsvraagstukken te ondersteunen die besturen, schoolleiders en invalkrachten (beter) kunnen ontzorgen. Haar werk is nooit klaar of saai, maar altijd gevuld met afwisseling en uitdagingen.
